Thông thường, mỗi dự án của doanh nghiệp đều có vòng đời là: tìm khách hàng → Báo giá → Ký hợp đồng → Triển khai → Nghiệm thu → Thu tiền → Kết thúc. Vậy, sau khi dự án kết thúc, ngoài doanh thu và lợi nhuận, doanh nghiệp còn giữ lại được gì?
Câu trả lời là sau mỗi dự án, doanh nghiệp luôn có một lượng thông tin rất lớn. Có thể kể đến như: những vấn đề khách hàng thường gặp phải, các giải pháp mà doanh nghiệp đã áp dụng, những phương pháp hiệu quả/không hiệu quả, các vấn đề phát sinh, kết quả cuối cùng, bài học kinh nghiệm,… Nếu những thông tin này không được lưu lại thì đồng nghĩa, dự án chỉ tạo giá trị một lần. Ngược lại, khi được hệ thống hóa, một dự án có thể tiếp tục tạo giá trị trong nhiều năm sau khi đã hoàn thành.
1. Một dự án thực tế chứa nhiều giá trị hơn doanh thu
Ví dụ, một dự án mang lại doanh thu 100 triệu đồng, trừ chi phí nhân sự, nội dung, công cụ,… phần còn lại là lợi nhuận. Tuy nhiên ngoài phần lợi nhuận này, dự án còn tạo ra một giá trị khác, đó chính là kinh nghiệm về cách SEO một ngành mới, cách tái cấu trúc website, nhóm từ khóa tạo khách hàng, cách tạo nội dung hiệu quả,… những giá trị này dĩ nhiên không trực tiếp xuất hiện trong báo cáo tài chính, nhưng có ý nghĩa rất lớn.
2. Dự án đầu tiên thường khó hơn dự án thứ mười
Thường thì ở lần đầu tiên triển khai một dự án, doanh nghiệp sẽ phải trải qua rất nhiều bước: từ nghiên cứu thị trường, khách hàng, thử nghiệm các phương pháp, thử nghiệm để đo lường rút kinh nghiệm, điều chỉnh, xây quy trình,…
Khi đến dự án thứ 10 cùng loại, nhiều vấn đề đã được lường trước từ các dự án cũ, doanh nghiệp vì vậy có thể tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, ít sai sót hơn, từ đó đạt lợi nhuận tốt hơn.
Đây chính là giá trị của learning curve – đường cong học tập. Tuy nhiên, hiệu ứng này chỉ thực sự mạnh nếu kiến thức được giữ lại trong tổ chức.
3. Nếu kinh nghiệm chỉ nằm trong đầu nhân viên, tài sản rất dễ mất
Một nhân viên đã trực tiếp điều hành hàng chục dự án sẽ biết rất rõ về tâm lý của khách hàng, những vấn đề có thể phát sinh và phương án xử lý nhanh nhất.
Tuy nhiên, nếu những kinh nghiệm này chỉ nằm trong “bộ nhớ” của nhân viên đó thì khi người này nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ mất đi một phần kinh nghiệm quý giá. Lúc này, người mới đảm nhận công việc sẽ phải bắt đầu lại từ đầu: thử → sai → học lại. Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp phải trả chi phí học tập nhiều lần cho cùng một vấn đề.
4. Mỗi dự án nên có một “Project Knowledge Record”
Không nhất thiết phải xây hệ thống phức tạp ngay từ đầu mà chỉ cần bắt đầu bằng việc ghi lại dữ liệu sau mỗi dự án được hoàn thành.
Ví dụ:
- Bài toán ban đầu
Vấn đề mà khách hàng cần giải quyết là gì?
- Tình trạng ban đầu
Dữ liệu, website hoặc hệ thống đang ở trạng thái nào?
- Giải pháp
Những giải pháp mà doanh nghiệp đã triển khai.
- Vấn đề phát sinh
Những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến
- Kết quả
Những thành tựu đã đạt được
- Bài học
Cách làm hiệu quả ngay từ đầu là gì?
5. Một dự án có thể tạo ra nhiều tài sản khác nhau
Ở mỗi dự án thực tế, doanh nghiệp sẽ tạo ra nhiều tài sản khác nhau, chẳng hạn: Case Study, 3–5 bài viết chuyên môn, bộ câu hỏi thường gặp, Checklist, quy trình nội bộ, tài liệu đào tạo, dữ liệu cho AI,… Như vậy, dự án không chỉ mang lại doanh thu, mà còn mang lại nguồn nguyên liệu để tạo nhiều tài sản số khác.
6. Case Study là cách biến năng lực thành bằng chứng
Khách hàng sẽ không tin vào những doanh nghiệp chỉ nói suông. Họ chỉ tin vào những doanh nghiệp cho thấy năng lực thực tế của mình thông qua các bài toán thực tế, phương pháp áp dụng, quá trình thực hiện và kết quả đạt được. Đây chính là vai trò của Case Study: Case Study chuyển lời khẳng định thành bằng chứng. Bằng chứng luôn có giá trị cao hơn quảng cáo đơn thuần.
7. Một dự án có thể tạo nhiều bài viết rất tự nhiên
Ví dụ, trong quá trình triển khai một dự án SEO cho khách hàng, Trần Lê phát hiện website của khách hàng đang tồn tại rất nhiều vấn đề:
● Có hàng nghìn URL trùng lặp;
● Cấu trúc danh mục chưa tốt;
● Nhiều bài cannibalization;
● Internal Link yếu;
● Nội dung cũ nhưng có Authority.
Trần Lê dựa trên chính những vấn đề này để phát triển thành các chủ đề tương ứng và triển khai thành từng bài viết cụ thể:
● Cách xử lý URL trùng lặp;
● Khi nào nên Merge bài SEO;
● Cách xử lý cannibalization;
● Cách Refresh bài cũ;
● Internal Link cho website lớn.
Đây đều là những bài viết bắt nguồn từ vấn đề thật.
8. Nội dung từ dự án có một lợi thế rất lớn
Lợi thế của những nội dung được tạo ra từ dự án thực tế là nó có lý do để tồn tại. Cụ thể, những bài viết đó được tạo ra không phải chỉ vì công cụ nghiên cứu từ khóa cho biết có Search Volume, mà là vì doanh nghiệp thực sự đã trải qua vấn đề đó. Nhờ vậy, nội dung không chỉ có chiều sâu với các ví dụ thực tế, kinh nghiệm thực tế, mà còn thể hiện rõ quan điểm của doanh nghiệp. Đây chính là những yếu tố giúp nội dung khác biệt, có giá trị trong thời đại AI.
9. Một dự án thất bại đôi khi còn có giá trị tri thức lớn hơn
Thường thì doanh nghiệp chỉ thích chia sẻ về những dự án thành công. Tuy nhiên dưới góc độ tri thức nội bộ, dự án không thành công đôi khi tạo ra nhiều bài học hơn.
Cụ thể, qua một dự án thất bại, doanh nghiệp thấm thía:
● Chiến lược nào không hoạt động;
● Giả định nào sai;
● Tín hiệu nào đã bị bỏ qua;
● Thời điểm nào đáng lẽ phải thay đổi.
Những thông tin này không nhất định phải được chia sẻ công khai, nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu lại để tránh rủi ro sai lầm có thể được lặp lại bởi một đội ngũ khác vài năm sau.
10. Tri thức từ dự án giúp cải thiện báo giá
Sau nhiều dự án, doanh nghiệp sẽ nắm rất rõ nhóm khách hàng nào cần nhiều nguồn lực, loại dự án nào dễ phát sinh vấn đề, thời gian triển khai thực tế là bao lâu, chi phí thực tế cần bỏ ra,… dựa trên những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ đưa ra báo giá chính xác hơn.
Đây là lúc tri thức dự án bắt đầu tác động trực tiếp đến lợi nhuận.
11. Tri thức từ dự án giúp Sales tư vấn tốt hơn
Trong quá trình tư vấn khách hàng, sales thường được hỏi:
● Bao lâu có kết quả?
● Trường hợp của tôi có làm được không?
● Tại sao giá cao hơn?
● Doanh nghiệp tương tự đã làm chưa?
Nếu công ty có sẵn các Case Study và dữ liệu dự án, Sales có thể đưa ra câu trả lời thỏa đáng và chính xác bằng kinh nghiệm thực tế.
Ví dụ:
"Chúng tôi từng gặp một trường hợp tương tự và vấn đề chính khi đó là..."
Cách tư vấn này hiệu quả và thuyết phục hơn nhiều so với việc chỉ đọc thông tin từ brochure.
12. Tri thức dự án giúp đào tạo nhân viên mới
Khi đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp chỉ cần yêu cầu họ tham khảo dữ liệu về 10 dự án điển hình. Thông qua những nội dung trong dự án, về:
● Vấn đề;
● Giải pháp;
● Kết quả;
● Bài học.
Nhân viên mới có sẽ tiếp cận nhiều năm kinh nghiệm trong thời gian ngắn hơn. Đây là một cách nén kinh nghiệm của tổ chức thành tài liệu đào tạo.
13. Sau 100 dự án, doanh nghiệp bắt đầu nhìn thấy Pattern
Mỗi dự án đi qua đều để lại cho doanh nghiệp những bài học kinh nghiệm. Sau 10 dự án, doanh nghiệp sẽ rút ra được những điểm giống nhau. Sau 100 dự án, doanh nghiệp sẽ hình thành những Pattern – mẫu hình.
Ví dụ:
● Website loại nào thường SEO nhanh hơn;
● Ngành nào cần nhiều nội dung hơn;
● Nhóm khách hàng nào thường thay đổi yêu cầu;
● Lỗi nào xuất hiện nhiều nhất.
Đây là lúc dữ liệu dự án bắt đầu trở thành Business Intelligence.
14. AI có thể khai thác những Pattern mà con người khó nhìn thấy
Ví dụ doanh nghiệp đã lưu dữ liệu của 1.000 dự án. Việc con người đọc và đối chiếu toàn bộ là gần như không khả thi. Tuy nhiên AI có thể hỗ trợ phân tích, tìm ra các điểm chung, sự khác biệt, xu hướng hay những trường hợp bất thường.
Ví dụ doanh nghiệp có thể hỏi: "Trong các dự án SEO thành công nhất, những yếu tố nào xuất hiện thường xuyên?" Hoặc: "Nhóm dự án nào thường vượt ngân sách?",… AI lúc này không chỉ sử dụng kiến thức chung trên internet để đưa ra câu trả lời mà còn khai thác lịch sử thật của doanh nghiệp.
Đây là lúc AI bắt đầu tạo lợi thế riêng. Ví dụ cả 2 doanh nghiệp đều cùng dùng một mô hình AI. Trong khi doanh nghiệp A sử dụng AI kết hợp kiến thức chung trên internet, thì doanh nghiệp B sử dụng AI kết hợp kiến thức trên internet cùng dữ liệu từ 1.000 dự án thực tế thì rõ ràng, khả năng phân tích của doanh nghiệp B có thể khác rất nhiều.
Như vậy có thể kết luận: Lợi thế không nằm hoàn toàn ở AI mà nằm sở sự kết hợp giữa AI và tài sản tri thức riêng.
15. Website là nơi đưa một phần tri thức dự án ra thị trường
Không phải mọi dữ liệu nội bộ đều nên công khai. Tuy nhiên, có thể chuyển hóa một phần trong số đó thành những nội dung có giá trị, chẳng hạn:
● Case Study;
● Bài phân tích chuyên sâu;
● Hướng dẫn thực tế;
● Câu hỏi thường gặp (FAQ);
● Nội dung chia sẻ kiến thức chuyên môn.
Khi đó, quá trình có thể được hình dung như sau:
Dự án thực tế
↓
Tri thức
↓
Website
↓
Google
↓
AI
↓
Khách hàng.
Như vậy, dữ liệu nội bộ đã từng bước được chuyển hóa thành tri thức công khai, góp phần xây dựng Digital Authority và gia tăng mức độ tin cậy trên môi trường số.
16. Case Study cũng giúp xây Entity
Nếu chỉ có các bài chia sẻ kiến thức chung chung, website sẽ được Google và Ai hiểu rằng đây là trang có hiểu biết về một chủ đề cụ thể. Tuy nhiên khi được bổ sung thêm các Case Study, Google và AI sẽ có cách nhìn nhận khác: Doanh nghiệp thực sự hoạt động trong lĩnh vực đó.
17. Một dự án có thể tạo giá trị nhiều lần
Nếu doanh nghiệp biết cách lưu trữ và khai thác dữ liệu, một dự án cũ cũng có thể tạo ra giá trị nhiều lần. Lúc này, có thể hình dung vòng đời mới của dự án như sau:
Dự án
↓
Doanh thu
●
Dữ liệu
●
Kinh nghiệm
↓
Case Study + Content + Quy trình
↓
SEO + Sales + Đào tạo
↓
Digital Authority
↓
Khách hàng mới
↓
Dự án mới
Vòng lặp này có giá trị rất lớn, khi dự án cũ góp phần tạo ra dự án mới.
18. Khi đó doanh nghiệp bắt đầu có hiệu ứng lãi kép tri thức
Nếu mỗi dự án chỉ tạo doanh thu, doanh nghiệp chỉ có lịch sử kinh doanh. Tuy nhiên nếu mỗi dự án đồng thời tạo tri thức thì sau nhiều năm, ngoài doanh thu doanh nghiệp còn có:
● Hàng trăm Case Study;
● Hàng nghìn bài học;
● Nhiều quy trình;
● Lượng dữ liệu lớn;
● Hệ thống nội dung;
● Kinh nghiệm được chuẩn hóa.
Những tài sản này tiếp tục giúp doanh nghiệp thực hiện các dự án sau tốt hơn. Đó cũng chính là lãi kép của tri thức.
19. Góc nhìn từ Trần Lê Group
Trần Lê Group cho rằng không nên chỉ đánh giá những dự án thiết kế website, SEO hay Google Ads dựa trên doanh thu, mà còn phải dựa trên những bài học kinh nghiệm mà doanh nghiệp rút ra được từ:
● Website đã xây dựng;
● Từ khóa đã SEO;
● Những thay đổi của Google;
● Hành vi khách hàng;
● Những chiến lược thành công;
● Những phương án không đạt kỳ vọng.
Nếu những kinh nghiệm đó được chuyển thành dữ liệu + nội dung + quy trình + Case Study thì mỗi dự án đã hoàn thành vẫn tiếp tục đóng góp cho hệ thống trong tương lai. Đây cũng là một phần trong quá trình xây dựng tài sản số và Digital Authority cho doanh nghiệp.
20. Doanh nghiệp nên thay đổi cách “đóng dự án”
Thường thì một dự án sẽ được khép lại khi khách hàng nghiệm thu và thanh toán. Tuy nhiên ngày nay doanh nghiệp nên bổ sung thêm một bước: Knowledge Closing
Trước khi chính thức kết thúc dự án, doanh nghiệp nên trả lời những câu hỏi sau:
- Chúng ta đã học được gì?
- Những dữ liệu nào cần giữ lại?
- Có quy trình nào cần cập nhật?
- Có thể tạo Case Study không?
- Những chủ đề nào đáng viết thành bài?
- Sai lầm nào cần tránh ở dự án sau?
Chỉ thêm một bước nhỏ nhưng sau nhiều năm, giá trị tích lũy có thể rất lớn.
21. Kết luận
Mỗi dự án kết thúc có thể mang lại 2 loại giá trọ, gồm:
- Giá trị giao dịch: chính là doanh thu và lợi nhuận được tạo ra khi dự án hoàn thành.
- Giá trị tích lũy: là những dữ liệu, kinh nghiệm, Case Study, nội dung và quy trình tiếp tục tồn tại sau dự án.
Nếu chỉ tập trung vào loại thứ nhất, doanh nghiệp sẽ phải liên tục tìm dự án mới để tạo giá trị mới. Tuy nhiên khi xây được cả hai, doanh nghiệp sẽ tạo ra một lợi thế khác: Mỗi dự án mới không chỉ tạo doanh thu mà còn làm doanh nghiệp thông minh hơn, website có chiều sâu hơn và kho tài sản tri thức lớn hơn.
Sau nhiều năm, sự khác biệt giữa hai cách vận hành này có thể rất lớn.
Một dự án tốt không nên kết thúc khi doanh nghiệp thu được tiền. Nó chỉ thực sự hoàn thành khi những gì doanh nghiệp học được từ dự án đã được chuyển thành tài sản có thể tiếp tục tạo giá trị cho những dự án tiếp theo.
ĐT