AI giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều công việc nhanh hơn, từ viết bài giới thiệu sản phẩm, phân tích thị trường, soạn email, hoạch định chiến lược SEO cho tới phân tích dự án,… Tuy nhiên doanh nghiệp cần biết rằng: AI có thể rất thông minh, nhưng nếu không có dữ liệu và bối cảnh của doanh nghiệp, nó vẫn phải bắt đầu lại gần như từ đầu.
Nếu mỗi lần sử dụng AI, nhân viên đều phải cung cấp lại dữ liệu nền thì điều đó cho thấy, doanh nghiệp chưa thực sự khai thác được sức mạnh lớn nhất của AI. Đó là lý do doanh nghiệp cần xây bộ nhớ số.
1. Doanh nghiệp thực tế đã có rất nhiều “bộ nhớ”
Một doanh nghiệp có nhiều năm hoạt động sẽ sở hữu rất nhiều dữ liệu trong email, website, CRM, hợp đồng, báo giá, tài liệu nội bộ, hồ sơ dự án,… Vấn đề là, nếu cứ để những nguồn dữ liệu này nằm rải rác như vậy thì sẽ rất khó khai thác như một hệ thống thống nhất.
2. Một phần bộ nhớ còn nằm trong đầu con người
Đây là phần rất quan trọng. Một nhân viên nhiều năm kinh nghiệm sẽ dễ dàng nắm bắt được tâm lý, mong muốn của khách hàng, những vấn đề nào thường phát sinh trong quá trình triển khai dự án, khi phát sinh các tình huống đặt biệt thì cần xử ly như thế nào.
Những thông tin này này đôi khi không được ghi chép lại, không tồn tại trong bất kỳ database nào, mà chỉ thuộc về kinh nghiệm cá nhân. Vì vậy khi nhân viên đó nghỉ việc, doanh nghiệp đồng thời mất đi một phần kinh nghiệm đã được tích lũy trong nhiều năm.
3. Bộ nhớ số không đơn giản là lưu thật nhiều file
Một doanh nghiệp có thể có rất nhiều dữ liệu, nhưng những dữ liệu này lại không được tổ chức thành một hệ thống, không được phân loại, không có sự liên kết, bị trùng lặp,…sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm. Vì vậy, xây bộ nhớ số không đơn thuần chỉ là lưu lại mọi thứ, mà cần lưu đúng → tổ chức đúng → tìm được → hiểu được → tái sử dụng được.
4. Website là một phần của bộ nhớ số công khai
Website có vai trò rất quan trọng. Đó là nơi để doanh nghiệp lưu giữ phần tri thức cần được công khai với khách hàng, đối tác.
Chẳng hạn như: kiến thức chuyên môn, dịch vụ, sản phẩm, dự án đã thực hiện, case study, câu hỏi thường gặp, góc nhìn, lịch sử thương hiệu,… Web được xây dựng và phát triển trong nhiều năm vì vậy có thể trở thành một dạng bộ nhớ công khai của tổ chức mà khách hàng có thể đọc, Google có thể index và các hệ thống AI cũng có thêm dữ liệu để hiểu doanh nghiệp.
5. Còn một bộ nhớ khác không nên công khai
Không phải mọi thông tin, dữ liệu đều nên công khai trên web. Những thông tin, dữ liệu như: quy trình nội bộ, thông tin khách hàng, báo cáo tài chính, kinh nghiệm vận hành, tài liệu đào tạo nhân viên hay dữ liệu dự án chi tiết. Đây chính là phần bộ nhớ nội bộ.
Như vậy, có thể hình dung bộ nhớ số doanh nghiệp bao gồm 2 lớp là Public Knowledge và Private Knowledge. Mỗi lớp phục vụ những mục tiêu khác nhau nhưng đều rất quan trọng.
6. AI làm cho bộ nhớ số trở nên giá trị hơn trước
Trước đây, doanh nghiệp sở hữu nhiều tài liệu không đồng nghĩa sở hữu nhiều tài sản giá trị bởi câu hỏi là: Ai sẽ đọc hết? Con người gần như không thể.
Tuy nhiên, sự ra đời của AI đã làm thay đổi giá trị của những dữ liệu cũ. Khi được kết nối với hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp,
AI có thể hỗ trợ:
● Tìm thông tin;
● Tóm tắt;
● Phân loại;
● So sánh;
● Phát hiện mối quan hệ;
● Tổng hợp kiến thức.
Dữ liệu càng được tổ chức tốt thì càng trở nên hữu ích. Ví dụ với một công ty SEO đã triển khai 500 dự án SEO, mỗi dữ án đều có bộ từ khóa, web ban đầu, kế hoạch, các vấn đề phát sinh, kết quả,… Nếu toàn bộ dữ liệu này chỉ nằm rải rác trong những thư mục riêng lẻ thì giá trị sử dụng khá hạn chế. Tuy nhiên, nếu được chuẩn hóa, AI có thể hỗ trợ khai thác dữ liệu để trả lời những câu hỏi nhuw: những ngành nào thường cần thời gian SEO lâu nhất, hoặc website mới thường gặp những lỗi Technical SEO nào? nhóm từ khóa nào thường tạo chuyển đổi tốt?
Lúc này kinh nghiệm cũ tạo ra quyết định mới. Đây là một bước chuyển rất quan trọng.
Theo cách truyền thống, một dự án sau khi hoàn thành thường đi theo quy trình: Dự án cũ → lưu trữ → ít sử dụng lại. Nhưng với một hệ thống bộ nhớ số được tổ chức tốt, quy trình có thể trở thành: Dự án cũ → Dữ liệu → Bộ nhớ số → AI phân tích → Tri thức → Dự án mới. Lúc này, mỗi dự án đã hoàn thành lại tiếp tục đóng góp dữ liệu, kinh nghiệm cho những dự án tương lai.
7. Doanh nghiệp càng hoạt động lâu, AI càng có thể trở nên hữu ích
Nếu không có bộ nhớ số, một doanh nghiệp 20 năm kinh nghiệm vẫn phải cung cấp lượng dữ liệu đầu vào tương tự một doanh nghiệp mới khi cần hỏi AI. Đây là một sự lãng phí rất lớn vì một doanh nghiệp lâu năm đáng lẽ phải có nhiều dữ liệu, case study, bài học kinh nghiệm và hiểu khách hàng sâu hơn. Khi những dữ liệu này được số hóa và kết nối với AI phù hợp, thời gian hoạt động có thể được chuyển thành lợi thế công nghệ.
8. Bộ nhớ số giúp nhân viên mới học nhanh hơn
Một nhân viên mới vào công ty thường sẽ thắc mắc về quy trình làm việc, các xử lý công việc, các quy định,… Nếu doanh nghiệp có hệ thống tri thức tốt, nhân viên mới có thể tự tìm hiểu. Ví dụ, sử dụng AI đã trả lời câu hỏi: "Công ty từng xử lý trường hợp tương tự như thế nào?"
Đây là một sự khác biệt rất lớn.
9. Bộ nhớ số giúp giảm phụ thuộc vào cá nhân
Vai trò của nhân viên giỏi vẫn rất quan trọng, nhưng doanh nghiệp không nên để toàn bộ kiến thức, kinh nghiệm quan trọng chỉ thuộc về sở hữu cá nhân của họ. Sau mỗi dự án, doanh nghiệp nên lưu lại vấn đề đã gặp, cách giải quyết, kết quả, những tình huống phát sinh đặc biệt và cách xử lý,… Qua thời gian, kinh nghiệm cá nhân dần trở thành tri thức của tổ chức.
10. AI có thể giúp doanh nghiệp “nhớ” những gì con người đã quên
Trí nhớ của con người là hữu hạn nên những dự án cách đây nhiều năm có thể bị lãng quên. Tuy nhiên, nếu dữ liệu được thu thập và lưu trữ đúng cách, AI có thể giúp tìm lại các thông tin liên quan về dự án đó.
Đây là một trong những ứng dụng AI có giá trị rất thực tế, giúp doanh nghiệp tìm lại đúng điều doanh nghiệp đã từng biết.
11. Nhưng AI không nên được truy cập mọi dữ liệu
Khi xây dựng bộ nhớ số, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm tới vấn đề bảo mật và phân quyền, không nên đưa toàn bộ dữ liệu của công ty cho AI. Thay vì vậy cần xác định:
- Ai được xem gì?
- AI nào được truy cập dữ liệu nào?
- Dữ liệu nào được phép ra bên ngoài?
- Dữ liệu nào phải giữ hoàn toàn nội bộ?
Nhắc lại lần nữa rằng việc quản trị, bảo mật dữ liệu là rất quan trọng vì liên quan tới bí mật kinh doanh. AI càng phát triển thì doanh nghiệp càng cần quan tâm hơn đến vấn đề này.
12. Dữ liệu cũng cần có “nguồn sự thật”
Cùng một thông tin nhưng có thể có nhiều phiên bản khác nhau. Ví dụ như bảng giá theo từng năm, quy trình cũ, quy trình hiện tại,… Nếu AI không phân biệt được đâu là dữ liệu chính thức thì sẽ trả lời sai.
Đó là lý do bộ nhớ số cần có khái niệm Single Source of Truth – nguồn thông tin chuẩn được doanh nghiệp công nhận. Đây là nền tảng để AI trả lời đáng tin cậy hơn.
13. Nội dung cũ không nên bị bỏ quên
Thông tin trong một bài viết được tạo ra cách đây nhiều năm có thể đã lỗi thời nhưng vẫn đúng một phần. Thay vì để nguyên trạng hoặc xóa bỏ những bài như vậy, doanh nghiệp nên Refresh → Update → Expand → Reconnect. Điều này giúp bộ nhớ số không chỉ ngày càng lớn mà còn chính xác hơn.
14. Internal Link cũng là một dạng kết nối bộ nhớ
Hai bài viết có thể có liên quan nhưng không được liên kết với nhau thì vẫn là những mảnh kiến thức đơn lẻ. Internal Link giúp tạo quan hệ:
Khái niệm → Giải thích
Vấn đề → Giải pháp
Kiến thức → Dịch vụ
Lý thuyết → Case Study
Qua hàng trăm hoặc hàng nghìn bài, những quan hệ này giúp website hình thành một cấu trúc tri thức rõ hơn.
15. Từ Search Engine đến Knowledge Engine nội bộ
Trước đây, cách tìm tài liệu của doanh nghiệp là: Tên file → Folder → Keyword. Tuy nhiên trong tương lai, doanh nghiệp có thể hỏi trực tiếp.
Ví dụ: "Cho tôi các dự án SEO ngành sản xuất có kết quả tốt nhất trong 5 năm gần đây và những điểm chung giữa chúng." Đây không đơn thuần là tìm file, mà là khai thác tri thức doanh nghiệp. AI chính là công nghệ có khả năng thúc đẩy sự chuyển đổi này.
16. Góc nhìn từ Trần Lê Group
Trần Lê Group cho rằng tài sản quan trọng của doanh nghiệp lâu năm không chỉ là khách hàng hay doanh thu. Đó còn là những gì doanh nghiệp đã học được trong suốt quá trình hoạt động.
Trong thiết kế website, SEO và marketing trên Google, mỗi dự án đều có để lại dữ liệu, kinh nghiệm, phương pháp triển khai,… nếu những thông tin đó được lưu giữ, chuẩn hóa và kết nối, chúng sẽ tạo thành một kho tri thức ngày càng lớn:
- Website có thể giữ phần tri thức công khai.
- Hệ thống nội bộ giữ phần tri thức riêng.
- AI sau đó trở thành lớp công nghệ giúp con người khai thác kho tài sản này nhanh hơn.
Đây có thể là một trong những lợi thế lớn của doanh nghiệp lâu năm
Một đối thủ mới có thể trang bị kỹ thuật y đúc, tuyển nguồn nhân sự có cùng bề dày kinh nghiệm, nhưng họ không thể có ngay được 15 năm bộ nhớ doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp lâu năm chưa số hóa kinh nghiệm, lợi thế này chỉ ở trạng thái tiềm năng. Nhưng khi:
Kinh nghiệm → được ghi lại
Dữ liệu → được chuẩn hóa
Tri thức → được kết nối
AI → có thể khai thác
thì thời gian hoạt động bắt đầu trở thành một loại tài sản công nghệ thực sự.
17. Kết luận
Khi AI mới xuất hiện, mối quan tâm của doanh nghiệp là "AI có thể làm gì cho chúng ta?". Nhưng khi AI đã trở nên phổ biến, điều mà doanh nghiệp cần quan tâm là "AI của chúng ta có thể học và khai thác được bao nhiêu từ những gì doanh nghiệp đã tích lũy?"
Nếu mỗi lần sử dụng AI, doanh nghiệp đều phải cung cấp dữ liệu nền ngay từ đầu thì mới chỉ đang sử dụng một công cụ thông minh. Khi AI có thể khai thác một hệ thống gồm dữ liệu + nội dung + dự án + quy trình + kinh nghiệm + lịch sử thì AI bắt đầu trở thành một phần của trí nhớ tổ chức.
Doanh nghiệp càng hoạt động lâu đáng lẽ càng thông minh hơn. Bộ nhớ số chính là cách giúp những gì doanh nghiệp đã học được không biến mất theo thời gian, mà tiếp tục được AI và con người sử dụng để tạo ra những quyết định tốt hơn trong tương lai.
ĐT